Siber saldırılar ve veri ihlalleri zirveye ulaştığından, ofis belgelerini yönetmek ve güvenliğini sağlamak çok önemli hale geldi. Forbes’a göre, veri ihlali vakalarının sayısı geçen yıl (2023) %72 arttı.
Hassas ofis bilgilerinin yanlış ellere düşmesi bir işletmeye ciddi zararlar verebilir. Ancak doğru stratejiye sahip olarak, belgelerini kolayca yönetebilir ve güvenli hale getirebilirler. Bu blog yazısında, önemli belgelerinizi daha güvenli ve düzenli hale getirmenize yardımcı olabilecek bazı en iyi ipuçlarını paylaşacağız.
1. Kağıt Belgeleri Dijitalleştirin
Görüntüler, PDF’ler veya Word belgeleri gibi dijital formatlara dönüştürülmesi anlamına gelir . Bu dijitalleştirme yalnızca ofis alanından tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda belgeleri daha yönetilebilir hale getirir.
Peki, özellikle çok sayıda kağıt belgenin dijitalleştirilmesi nasıl mümkün?
Pek çok yol var. Örneğin , görüntü dosyalarını oluşturmak için bir tarayıcı kullanabilirsiniz. Bazı gelişmiş tarayıcılar bunları PDF dosyalarına da düzenleyebilir. Ancak yine de ofislerin çoğu aynı geleneksel düz yataklı tarayıcı cihazlarını kullanıyor. Bunun nedeni, hızlı, güvenilir ve kullanımı kolay olmalarıdır.
Ancak bu tür geleneksel ofis tarayıcılarının en büyük dezavantajı, size görüntü formatında çıktı vermeleridir. Bu tür taranmış belgelerde metin seçemez, kopyalayamaz veya düzenleyemezsiniz.
Şimdi eğer bu taranmış belgeleri düzenlenebilir hale getirmek istiyorsanız Imagetotext.io ( https://www.imagetotext.io/tr ) gibi görüntü-metin dönüştürücülerini kullanmayı düşünün. Bunlar fiziksel belgelerinizin düzenlenebilir sürümlerini oluşturmanıza yardımcı olabilir. Dijitalleştirmeden sonra kağıt belgeler gerekli değilse, bunları bir kağıt öğütücü kullanarak atın.
2. Dosyalarınızı Bulutta Güvende Tutun
Belgelerinizi düzenli ve güvenli tutmak için bunları bulut depolama çözümlerine dijital formatlarda koyun. Bazı güvenilir bulut depolama sağlayıcıları Google Drive, Microsoft‘un One Drive‘ı ve Dropbox‘tır.
Bunlar yalnızca güvenlik ve kolaylık sağlamakla kalmaz, aynı zamanda belgelerinizin yedek kayıtları olarak da hizmet eder. Ayrıca, bunları gerektiği gibi klasörlere ve alt klasörlere düzenleyebilirsiniz. Bu, onları daha yönetilebilir hale getirir.
Tek bir tıklamayla, istediğiniz belgeyi bulabilirsiniz. Ayrıca, hangi kişinin hangi belgeye erişebileceğini kontrol edebilirsiniz.
2FA‘yı (iki faktörlü kimlik doğrulama) bulut depolama hizmetlerine ekleyebilirsiniz .
3. Rol Tabanlı Erişim Kontrolünü Uygulayın
Rol tabanlı erişim kontrol yöntemi (RBAC), kişinin rolüne göre belgelere erişim sağlar.
Belgelerinizi daha güvenli hale getirmek için bunları alt bölümlere ayırın ve ayrı ayrı saklayın. Bu yöntem, belgeleri daha iyi yönetmenize ve yetkisiz erişim olasılığını ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.
Belgeler bulut hizmetlerinde saklanıyorsa, yalnızca ilgili kişilere resmi e-postalarında erişim izni verin. Fiziksel alanda saklanıyorlarsa, bunları kontrol edin.
Kapılara biyometrik kilitler takmayı deneyin. Hiç kimsenin kendi etki alanı altında olmayan bir departmanın kayıt odasına girmesine izin verilmediğinden emin olun.
Örneğin, İK departmanının yalnızca çalışan dosyalarına erişimi olmalıdır. Aynı şekilde, bütçeyle ilgili dosyalar ve makbuzlar yalnızca finans departmanında çalışan çalışanlar tarafından erişilebilir olmalıdır.
4. Hassas Belgeleri Şifreleyin
Belgeleri şifrelemek, onları parola korumalı hale getirmek anlamına gelir. Dijital bir belge şifrelendiğinde, parola olmadan hiç kimse ona erişemez. Bu, hassas belgelerin yetkisiz kişilere ulaşmasını ortadan kaldırabilir.
Hassas ofis belgelerini şifrelemek size birçok fayda sağlayabilir. Örneğin, çalışan bilgileri, müşteri bilgileri ve finansal veriler gibi gizli bilgilere sahip dosyaları şifreleyerek onları daha güvenli hale getirebilirsiniz. Bu, bilgisayar korsanlığı ve veri hırsızlığı olasılığını azaltır.
Şifrelenmiş dosyaları güvenlikleri konusunda endişelenmeden e-posta yoluyla paylaşabilirsiniz. Dosyanın anahtarını alıcılara özel olarak gönderebilirsiniz, böylece onlardan başka hiç kimse erişemez.
5. Belge Yönetim Yazılımını Kullanın
Adından da anlaşılacağı gibi, belge yönetim yazılımı (DMS) ofis belgelerini yönetmenize yardımcı olabilir. Bu tür yazılımlar sanal dolabınız gibi davranabilir ancak bazı gelişmiş özellikler getirir. Bunları tek bir merkezi konumda kolayca düzenleyebilir, depolayabilir ve takip edebilirsiniz.
Örneğin, büyük bir organizasyonda çalışan bir kişiyseniz. En son veya düzeltilmiş ofis dosyalarını e-postalar aracılığıyla ileri geri göndermeniz gerekir. Bir DMS bu işi sizin için kolaylaştırabilir.
DMS’deki belgelerinizle, kuruluştaki tüm kişiler otomatik olarak son kopyalarını alabilirler. Ancak unutmayın, yalnızca veri ihlallerini önlemek için yetkilendirilmiş kişiler belgelere erişebilir.
DMS’in paylaşımının yanı sıra bir başka harika özelliği daha var. Belgelerin eski sürümlerinin kaydını tutar. Bu, erişimi olan başka bir kişi belirli bir belgede herhangi bir değişiklik yaparsa eski sürüme de erişebileceğiniz anlamına gelir.
6. Harici Depolama Aygıtlarının Kullanımını Sınırlandırın
Taşınabilir sabit diskler ve USB sürücüler gibi harici depolama aygıtlarının kullanımı ofis dosyalarını depolamak ve taşımak için oldukça yaygındır. Ancak bunlar veri hırsızlığı için kullanılan en büyük araçlardan biridir.
Örneğin, yeni bir harici depolama aygıtı getirip ofis PC’lerinizden birine taktıysanız. Bu, o aygıta kötü amaçlı yazılım getirebilir ve bu da daha sonra büyük bir veri ihlaline yol açabilir. Bu nedenle, belgelerinizi daha güvenli hale getirmek için kullanımlarını sınırlayın.
bulut depolama hizmetleri gibi alternatif seçenekleri kullanın . Bunlar harici cihazlardan daha güvenilir ve emniyetlidir.
Sonuç
Ofis belgelerinizi yönetmek ve bunları siber saldırılardan ve veri ihlallerinden korumak son derece önemlidir. Yukarıdaki bu blog yazısında belirtilen ipuçlarını takip ederek ofis belgelerinizi kolayca düzenleyebilir ve daha güvenli hale getirebilirsiniz.
