Shadow IT, çalışanların, IT departmanının açık izni olmadan, organizasyon içinde IT sistemleri, cihazlar, yazılımlar, uygulamalar ve hizmetler kullanması durumudur. Çalışanlar, genellikle mevcut IT çözümleri ihtiyaçlarını karşılamadığında, çok karmaşık olduğunda veya etkisiz olarak algılandığında bu yola başvururlar. Sonuç olarak, alternatif çözümler arayışına girerler.
Gölge IT (Shadow IT), işletmeler için bir güvenlik tehdidi oluşturduğundan, IT ve güvenlik ekipleri, gölge IT kullanımını tamamen ortadan kaldırmak için önemli kaynaklar ve çaba harcamaktadır.
Shadow IT (Gölge IT) Sorunları
Gölge IT, organizasyonlar için yüksek öncelikli bir risk olarak algılanmaktadır. Bunun nedeni şunlardır:
- Güvenlik: Gölge IT, uygulama ve cihazların IT uzmanları tarafından kontrol edilmediği için ciddi güvenlik açıklarına yol açabilir. Gölge IT riskleri, organizasyonun güvenlik politikalarına uymayan yetkisiz uygulama ve cihazların ağa entegre edilmesi gibi durumları içerir. Bu, veri sızıntısı veya diğer güvenlik ihlallerine neden olabilir. Bu risk, çalışanların iş amaçları için kişisel cihazlar kullandıklarında (BYOD) artmaktadır, çünkü bu cihazlar genellikle güvenilir güvenlik önlemlerine sahip değildir.
- Uyum İhlalleri: Düzenlenmiş sektörlerde, gölge IT yasal ve düzenleyici standartlara uyulmamasına yol açabilir. Bu, organizasyon için önemli finansal, ticari ve hukuki riskler oluşturabilir.
- Veri Yönetimi ve Güvenlik Sorunları: Gölge IT kullanıldığında, veriler yetkisiz veya korunmasız yerlerde depolanabilir. Bu, veri bütünlüğü sorunlarına, veri kaybına ve iş amaçları için verilerin elde edilmesinde zorluklara neden olabilir.
- IT Yönetim Eksikliği: Gölge IT kullanımı, uygulama ve sistemlerin IT tarafından merkezi bir şekilde yönetilmemesi anlamına gelir. Bu, kontrol ve şeffaflık kaybına yol açarak, verimlilik ve operasyonel etkinliği etkileyebilir.
- Boşa Giden Kaynaklar: Gölge IT, teknoloji giderlerinin tekrarlanmasına ve kaynakların etkisiz bir şekilde kullanılmasına yol açabilir. Çalışanlar, IT departmanı aracılığıyla zaten mevcut olan hizmetleri satın alabilir veya şirket, yeterince kullanılmayan kaynaklar için ödeme yapabilir.
Organizasyonunuzda Gölge IT ile Başa Çıkmanın En İyi Uygulamaları
Gölge IT kontrolü, güvenlik ve uyum sağlamak için önemlidir. İşte, çalışanlara yenilik ve başarı için gerekli araçları sağlarken gölge IT ile nasıl başa çıkabileceğinize dair öneriler:
Çalışanların İhtiyaçlarını Anlayın
Gölge IT genellikle çalışanların etkili bir şekilde çalışmalarını sağlamak için gerekli araçlara sahip olmamalarından kaynaklanır. Çalışanların mevcut IT yapılandırması hakkında taleplerini ve hayal kırıklıklarını anlamak için anketler veya görüşmeler yapın. Herhangi bir boşluğu belirleyin ve onları gidermek için çalışın; böylece çalışan memnuniyetini sağlayabilirsiniz. Yeni çalışanlar ve departmanlarla düzenli olarak bu tür kontroller yaparak açık iletişim kültürünü teşvik edin. Bu, potansiyel gölge IT risklerini erken tespit etmeye yardımcı olabilir.
IT Onay Süreçlerini İyileştirin
Yeni yazılım talepleri ve onay süreçlerini optimize edin. Hantal ve yavaş süreçler, çalışanların resmi kanalların dışındaki alternatifleri aramasına neden olur. Talep ve onay/red aşamalarının şeffaf ve iyi bilinir olmasını sağlayın. Ayrıca, taleplerin erişilebilir olması için bir platform veya görev yönetim aracı oluşturulması önerilir.
Çeşitli Onaylı SaaS Seçenekleri Sunun
Farklı ihtiyaçları karşılayan çeşitli onaylı SaaS çözümleri sağlayın. Farklı departmanların farklı tercihleri, süreçleri ve ihtiyaçları vardır. Benzer görünen bir uygulama, her departmana aynı işlevselliği sunmayabilir. Çeşitlilik ve esneklik, çalışanların onaylanmamış seçenekleri arama isteğini azaltacaktır.
IT Tekliflerini Düzenli Olarak Gözden Geçirin ve Güncelleyin
SaaS pazarı hızla gelişmektedir. Organizasyonunuzun SaaS tekliflerini düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin, böylece rekabetçi kalmasını ve kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamasını sağlayın. Çalışanlar ve departmanlarla iletişime geçerek, hangi araçları duyduklarını ve hangileriyle denemek istediklerini öğrenebilirsiniz.
Çalışanları Riskler ve Politika Hakkında Bilgilendirin
Çalışanlara gölge IT riskleri, güvenlik açıkları ve uyum sorunları hakkında bilgilendirici eğitimler düzenleyin. Onların organizasyonun IT politikasını ve nedenlerini anlamalarını sağlayın. IT’nin bakış açısını ve metodolojisini açıklamak, çalışanların organizasyon güvenliğine daha fazla yatırım yapmalarını sağlayabilir.
Güçlü Güvenlik Önlemleri Uygulayın
Yetkisiz SaaS kullanımını tespit etmek ve önlemek için güvenlik duvarları, ağ izleme araçları, uygulama beyaz listeleri ve tarayıcı güvenlik uzantıları kullanın. Tarayıcı güvenlik uzantıları, kullanılan tüm uygulama ve kimlikleri gerçek zamanlı olarak analiz ederek tarama oturumlarını izler. Bu, gölge IT uygulamalarını tanımlamaya ve izlemeye yardımcı olur. Ayrıca, kritik değişiklikler hakkında uyarılar vererek politikaların uygulanmasını sağlayabilir.
Düzenli Güvenlik Kontrolleri Yapın
IT ortamınızı yetkisiz SaaS uygulamalarını tespit etmek için düzenli olarak gözden geçirin. Bu, ağ izleme araçları, ağ trafiği günlüklerini inceleyerek veya kurumsal tarayıcı uzantısı kullanarak yapılabilir. Erişim sağlanan tüm uygulamaların güvenli uzantı analizini gözden geçirin ve doğru politikaların ve kimlik doğrulama faktörlerinin uygulandığından emin olun.
Politikaların Tutarlı Uygulanması
Politikalar belirlendikten sonra, bunları organizasyon genelinde tutarlı bir şekilde uygulayın. Çalışanlar, resmi IT kanallarının dışına çıkmanın sonuçları olabileceğini bilmelidir.
