En iyi dijital arşiv firmaları; bir firma içerisindeki belge ve klasörlerin elektronik ortama aktarılması, bulut sisteminde korunması ve elektronik ortam üzerinden yönetilmesini sağlayan firmalardır. Dosyaların elektronik ortamda saklanmaya hazır hale getirilmesi için bir dizi işlemden geçmesi gerekmektedir. Bu dokümanın içeriğine göre düzenlenmektedir.
Dijital arşivlemede, bir projenin bilgileri ( karar numarası, harf, rakam, proje kodu, posta kodu, proje ismi) ile bir gruplandırma sistemi oluşturularak elektronik ortamda arandığında kolay erişim sağlanması hedeflenir. Bilgilerin en iyi dijital arşiv firmaları ile muhafaza edilmesi şirketler;
- Ciddi ölçüde zaman, işgücü, kâğıt tasarrufu sağlar.
- Evrağın yıpranma riskini giderir.
- Evrağa ihtiyaç duyulduğu anda, dijital arşiv portalı içerisindeki gruplandırmalar sayesinde dijital ortamda paylaşımından da maksimum verimlilik alınır.
- Evraka erişim süresi minimuma indirilir.
- Bilgi paylaşımı maksimum zaman verimliliğinde gerçekleşir.
- Birden çok kişinin aynı evraka gereksiniminin olması durumunda her birinin evraka kolayca ulaşması ve işlemleri hızlı bir biçimde ilerletmesi imkanı sağlamaktadır.
Dijital Arşiv Şirketi
Dijital arşiv şirketi, tüzel veya gerçek kişilerin hukuksal, kurumsal ve idari pek çok alanda tekrar kullanılabilecek olan datalarını saklar. Arşivleme işlemi ve arşivlerden günümüzde hem devlet işlerinde hem de bireysel işlemlerde sıklıkla yararlanılmaktadır.
Dijital arşiv firmaları dökümanların dijital ortama aktarılması ve dijital ortamda arşivlenebilmesi için için farklı çözümler sunar.
Dökümanların aslının saklanması, bilgilerin saklanması, dökümanların erişilebilirliği ve güvenliğinin sağlanması, gibi konular doküman ve arşiv yönetimi ve güvenliği ile ilgili tüm süreçler dijital arşiv firmalarının görev ve sorumlulukları arasında yer almaktadır. Dijital arşiv firmalarının sağladıkları en büyük fayda büyük kuruluşların gündelik işlemlerini sorunsuz şekilde ve olası en yüksek verimlilikte bilgilerin kullanılabilirliğini sağlamalarıdır. Dijital arşivleme işleminde yapılan kategorileştirme ve gruplandırma işlemleri ile ilgili departmanların arşivlere ulaşması konusunda büyük kolaylık sağlanmaktadır.
Çağımızda dijital dönüşüme artan ilgi ve dijital iletişim kanallarının kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte günümüzdeki kurumlar dijital bilgi arşivi işlemlerinden daha fazla yararlanmaktadırlar. Dijital firmaları, tüm bu sürecin olası en sağlıklı ve en düzgün biçimde yürütülmesini sağlamaktadırlar. Tüm arşivleme işlemleri, arşiv firmaları ile en hızlı şekilde ele alınarak yönetilmektedir.
