Dijital teklif hazırlama araçlarında asıl iş yalnızca düzenli görünen bir teklif belgesi oluşturmak değildir. Ürün veya hizmet kalemlerinin doğru fiyatlarla teklife aktarılması, miktar ve birim fiyat ilişkisinin korunması, iskonto ile KDV hesaplarının tutarlı biçimde yapılması da sürecin temel parçalarıdır. Özellikle sık teklif hazırlayan işletmelerde katalog ve hesaplama işlevlerinin aynı çalışma düzeninde bulunması, tekrar eden veri girişini azaltmaya yardımcı olur.
Bu açıdan bir dijital teklif hazırlama programı değerlendirilirken yalnızca PDF çıktısına değil, teklifin arkasındaki verilerin nasıl yönetildiğine de bakmak gerekir. Teklifhazır’ın ürün ve hizmet kataloğunda kayıtlar kategorilere ayrılabiliyor ve Excel üzerinden toplu olarak içe aktarılabiliyor. Teklif oluştururken katalogdaki ürün seçilebildiği gibi yeni bir satır da eklenebiliyor. Miktar, birim, satır indirimi ve KDV bilgileri girildiğinde ara toplam ile genel toplam hesaplanıyor.
Ürün ve hizmet kataloğu neden önemlidir?
Katalog, tekrar kullanılan ürün ve hizmet bilgilerinin merkezi bir kayıt altında tutulmasını sağlar. Örneğin aynı hizmet için her yeni teklifte ürün adını ve birim fiyatı yeniden yazmak yerine kayıtlı kalem kullanılabilir. Bu yaklaşım özellikle benzer ürünlerin veya standart hizmetlerin tekrar tekrar teklif edildiği iş modellerinde daha düzenli bir veri akışı oluşturur.
Teklifhazır’ın ürün ve hizmet kataloğunda ürünlerin Excel’den içe aktarılabildiği ve kategorilere ayrılabildiği belirtiliyor. Teklif hazırlanırken ürün adını yazmaya başlamak katalogdaki kayıtların kullanılmasını sağlıyor. Böylece katalog yalnızca bir ürün listesi değil, teklif kalemlerini oluştururken başvurulan veri kaynağı işlevi görüyor.
Katalog kullanımında dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biri de fiyatın kaynağıdır. Yapay zeka destekli teklif hazırlama özelliğinde kayıtlı ürün ve hizmetlerin fiyatlarının katalogdan alındığı, katalogda bulunmayan kalemlerin ise yeni satır olarak eklendiği ifade ediliyor. Başka bir deyişle yapay zeka kayıtlı bir ürünün fiyatını bağımsız biçimde belirleyen bir fiyatlandırma sistemi olarak değil, mevcut kayıtlarla çalışan bir yardımcı olarak konumlanıyor.
Birim fiyat ve miktar hesabı nasıl çalışır?
Teklif kalemlerinin en temel hesaplama yapısı miktar ile birim fiyatın birlikte değerlendirilmesidir. Bir ürün 10 adet üzerinden, bir hizmet 25 saat üzerinden veya bir uygulama 120 metrekare üzerinden fiyatlandırılabilir. Bu nedenle teklif aracının açıklama alanının yanında miktar, birim ve birim fiyat gibi verileri ayrı şekilde yönetebilmesi önemlidir.
Teklifhazır’ın teklif oluşturma akışında katalogdan ürün seçilebildiği veya boş satır eklenebildiği belirtiliyor. Ardından miktar ve birim fiyat bilgileri kullanılarak kalem tutarları oluşturuluyor. Site ayrıca adet bazlı fiyat hesaplama için ayrı bir birim fiyat hesaplama aracı da sunuyor. Bu yapı, teklif belgesindeki hesaplama ile fiyat üzerinde çalışırken kullanılan yardımcı araçların birbirinden ayrılmasını sağlıyor.
| İşlev | Kullanılan veri | Teklif sürecindeki amacı |
| Katalog yönetimi | Ürün veya hizmet adı ve birim fiyat | Tekrar kullanılan kalemleri kayıt altında tutmak |
| Miktar hesabı | Miktar ve birim fiyat | Kalem tutarını oluşturmak |
| Satır iskontosu | İlgili teklif kalemi ve indirim | Belirli bir kaleme uygulanacak indirimi hesaba katmak |
| Genel iskonto | Teklif toplamı ve indirim | Teklif genelinde uygulanacak indirimi hesaplamak |
| KDV hesabı | Teklif tutarı ve KDV bilgisi | Vergi tutarını ve genel toplamı hesaplamak |
İskonto hesabında hangi ayrım yapılmalı?
İskonto her zaman teklifin tamamına uygulanmak zorunda değildir. Bazı satışlarda yalnızca belirli bir ürün veya hizmet kaleminde indirim yapılırken bazı durumlarda teklifin geneline indirim uygulanabilir. Bu iki senaryonun birbirinden ayrılması, teklifin hesaplama mantığının daha açık kurulmasını sağlar.
Teklifhazır’ın yapay zeka ile teklif hazırlama sayfasında miktar, birim fiyat, satır ve genel indirim ile KDV ve genel toplamın hesaplandığı belirtiliyor. Ana sayfadaki teklif oluşturma akışında da miktar, birim, satır indirimi ve KDV girildikten sonra ara toplam ile genel toplamın hesaplandığı açıklanıyor. Dolayısıyla iskonto, yalnızca belge üzerine yazılan bir açıklama olarak değil, toplamı etkileyen hesaplama verilerinden biri olarak ele alınıyor.
İskontonun doğru yerde uygulanması özellikle çok kalemli tekliflerde önem kazanır. Örneğin yalnızca bir ürün grubuna indirim yapılacaksa satır seviyesindeki iskonto, tüm ticari teklife uygulanacak bir indirimden farklı bir sonucu temsil eder. Dijital aracın bu ayrımı görünür biçimde yönetebilmesi, teklifi hazırlayan kişinin hangi indirimin hangi tutarı etkilediğini takip etmesini kolaylaştırır.
KDV hesaplama teklif toplamını nasıl etkiler?
KDV, teklifin nihai tutarını doğrudan etkileyen hesaplama bileşenlerinden biridir. Bu nedenle yalnızca genel toplamın gösterilmesi yerine ara toplam ile vergi tutarı arasındaki ilişkinin doğru hesaplanması gerekir. Teklifhazır’ın teklif oluşturma aracında ara toplam, iskonto, KDV ve toplam alanları ayrı hesaplama unsurları olarak yer alıyor.
Platformun ana teklif akışında da kalemler eklendikten sonra KDV bilgisi girildiğinde ara toplam ve genel toplamın hesaplandığı belirtiliyor. Yapay zeka destekli akışta ise asistanın kayıtlı kalemleri katalogdaki birim fiyatlarla eşleştirebildiği ve KDV ile genel toplamı hesaplayabildiği ifade ediliyor. Kullanıcının yine taslağı kontrol etmesi ve gerektiğinde düzenlemesi gerekiyor.
Yapay zeka katalog verisini nasıl kullanıyor?
Yapay zeka ile teklif hazırlama işlevi katalog ve hesaplama özelliklerinin birlikte kullanılmasına örnek oluşturuyor. Teklifhazır’da kullanıcı müşteriyi, kalemleri, miktarları ve koşulları yazarak veya söyleyerek bir taslak oluşturabiliyor. Sistem kayıtlı müşteri ve ürünleri arıyor, eşleşen ürünlerde katalogdaki ad ve birim fiyatı kullanıyor.
Buradaki önemli ayrım, yapay zekanın fiyatı kendi başına üretmemesidir. Teklifhazır’ın açıklamasına göre kayıtlı ürün ve hizmetlerde fiyat kullanıcının kataloğundan geliyor. Katalogda bulunmayan bir kalem yeni satır olarak ekleniyor ve fiyatın kullanıcı tarafından belirlenmesi veya düzeltilmesi gerekiyor. Bu çalışma biçimi, yapay zeka ile teklif hazırlama özelliğini katalog verisinin yerine geçen değil, katalog ve teklif formu arasında işlem yapan bir katman haline getiriyor.
Taslak oluşturulduktan sonra miktar, indirim veya diğer bilgiler değiştirilebiliyor. Bu nedenle otomasyonun temel amacı son kontrolü ortadan kaldırmak değil, mevcut kayıtların teklif taslağına aktarılması ve hesaplama adımlarının yürütülmesine yardımcı olmak olarak değerlendirilebilir.
Teklif aracı seçerken hangi hesaplama özellikleri kontrol edilmeli?
Bir teklif yazılımını değerlendirirken görsel şablonlardan önce teklifin nasıl hesaplandığını incelemek yararlı olur. Ürün ve hizmet satan işletmeler açısından temel kontrol noktaları şu şekilde sıralanabilir:
- Ürün ve hizmetlerin tekrar kullanılabilecek bir katalogda tutulabilmesi,
- Katalog kayıtlarında birim fiyat bilgilerinin yönetilebilmesi,
- Mevcut ürün listesinin toplu biçimde aktarılabilmesi,
- Miktar ve birim fiyat üzerinden kalem tutarlarının hesaplanabilmesi,
- Satır seviyesindeki indirim ile genel indirimin ayrılabilmesi,
- KDV ve genel toplamın teklif verileriyle birlikte hesaplanabilmesi,
- Oluşturulan taslağın gönderilmeden önce kullanıcı tarafından kontrol edilip düzenlenebilmesi.
Bu özellikler birbirinden bağımsız görünse de teklif hazırlama sırasında aynı veri zincirinin parçalarıdır. Katalog doğru değilse teklif yanlış birim fiyatla başlayabilir. Miktar hatalıysa satır tutarı değişir. İskonto yanlış seviyede uygulanırsa ara toplam etkilenir. KDV hesabındaki farklılık da nihai toplamı değiştirir. Bu nedenle iyi yapılandırılmış bir dijital teklif sürecinde katalog yönetimi ile hesaplama araçlarını ayrı özellikler olarak değil, birbirini tamamlayan işlevler olarak değerlendirmek gerekir.
