e-Fatura süreç yönetimi sadece gelen ve giden fatura takibinden ibaret değildir. Faturaların durumu dikkatle takip edilmeli, olası hatalara karşı nasıl aksiyon alınacağı önceden kurgulanmalıdır. Peki, e-Fatura süreçlerinde uçtan uca durum takibi ve hata yönetimi ideal olarak nasıl kurgulanmalı?
e-Faturada Durum Takibi ve Hata Yönetimi Neden Kritiktir?
e-Faturanın hatalı düzenlenmesi veya iletilememesi; ödemelerin gecikmesine, vergi hesabı hatalarına ve muhasebe kayıtlarının aksamasına yol açabilir. Ayrıca takip edilmeyen bir faturanın süresi aşılabilir ve süreç cezai yaptırıma kadar gidebilir. Durum takibi ve hata yönetimi, bu etkilerden dolayı kritiktir.
Doğru bir süreç yönetimi sayesinde finans ve operasyon ekipleri hatalı faturalara anında müdahale edebilir. BT ekipleri entegrasyon kaynaklı teknik problemleri sistemli olarak tespit edebilir. Böylece olası riskler henüz oluşmadan önlenebilir.
e-Fatura Durum Kodları Nelerdir ve Durum Değişiklikleri Nasıl Raporlanır?
Her e-Fatura, GİB sistemine veya alıcıya gönderilirken çeşitli aşamalardan ve kontrollerden geçer. Durum kodları da faturanın o an için hangi durumda olduğunu gösterir. Başarılı gönderimlerin yanında hatalı e-Faturalar da bu durum kodları ile takip edilebilir.
Örneğin 1150, e-Faturanın GİB kurallarına uygun bir şemaya sahip olmadığı durumunu gösteren koddur. 1210 kodu, dokümanın hedef adrese o anda gönderilemediğini gösterir; bu durumda GİB’in yeniden gönderim süreci ve zarfın nihai statüsü izlenmelidir. Manuel yeniden gönderim ancak gönderim süreci başarısızlıkla sonuçlandığında ve ilgili kodun buna izin verdiği durumda, aynı ETTN/Fatura ID korunarak değerlendirilmelidir.
Durum ve hata yönetiminin sorunsuz ilerlemesi için bu kodların anlık olarak izlenmesi ve raporlanması gerekir. Bu süreçte durum değişiklikleriyle ilgili anlık bilgi veren bir özel entegratör sistemi kullanılmalı ve bu sistem üzerinden de haftalık veya günlük durum raporu alınmalıdır.
e-Fatura Hataları Nasıl Tespit Edilir ve Önlenir?
Durum raporları, e-Fatura hatalarını tespit etmek için de önemlidir. Bu raporlar üzerinden özellikle tekrarlayan hataların tespit edilmesi kolaydır. Tespit edilen hataları önlemek için neden analizi yapılmalı ve nedenleri ortadan kaldıracak aksiyonlar alınmalıdır. Örneğin;
- Sistemdeki hata mesajları alfabetik veya kod bazlı gruplanarak hangi hata tipinin kaç kez tekrar ettiği tespit edilmelidir.
- Müşteri/tedarikçi kartlarındaki VKN, TCKN, adres ve e-Posta bilgileri entegratör üzerinden doğrulanmalıdır.
- Fatura GİB’e gönderilmeden önce ön doğrulama yapılmalı ve eksik alan barındıran e-Faturaların gönderimi engellenmelidir.
e-Fatura Hataları ile Hangi Ekip, Nasıl İlgilenmeli?
Bir hatanın çözülmesi kadar o hatanın doğru kişiye veya ekibe yönlendirilmesi de kritik önem taşır. Yanlış yönlendirilen hata kayıtları ekipler arasında zaman kaybına yol açar.
Bu süreçte hatalı birim fiyat, eksik vergi tutarı, yanlış VKN/TCKN kullanımı gibi veri kaynaklı hatalarla finans ve operasyon ekipleri ilgilenmelidir. Web servis zaman aşımı, e-İmza doğrulama hatası ve şema hatalarına da BT ekipleri müdahale etmelidir.
Bu hatalara anında müdahale edilen, hataların en aza indirildiği ve ekiplerin yükünün büyük oranda hafiflediği bir e-Fatura operasyonu için QNB eSolutions e-Fatura’ya geçebilirsiniz. QNB eSolutions, 7/24 canlı destek sunan ekibi ve ERP/muhasebe programlarıyla uyumlu çalışan e-Fatura entegrasyonu ile hata yönetimi sürecinizi kolaylaştırır.
e-Fatura Durum Takibi ve Hata Yönetiminde Özel Entegratörün Faydaları
e-Fatura süreçlerinde özel entegratörler yalnızca veri ileten bir kanal değil, durum takibi ve hata yönetimi ihtiyacınızı karşılayan merkezi bir sistemdir. Faydaları ise özetle şöyledir:
- e-Faturaların anlık durumları tek bir ekrandan izlenebilir.
- Raporlama ekranı sayesinde hatalar kolayca tespit edilebilir.
- Hatalar, kaynaklarına göre ayrıştırılarak görüntülenebilir.
- Hatalara dair otomatik bildirimler, doğrudan ilgili birimlere gönderilebilir.
Bu faydaları ve çok daha fazlasını sunan GİB onaylı e-Fatura entegratörü QNB eSolutions, finans ekiplerinizin operasyonel yükünü hafifletirken BT ekiplerinizin sorun çözme süresini de minimuma indirir.
1210 kodunu yalnızca “alıcının sistemine iletilemedi” diye vermek eksik kalır ve anında manuel yeniden gönderim algısı yaratabilir. GİB mimarisinde 1210 “doküman bulunan adrese gönderilemedi” statüsüdür; sistem aynı zarf için yeniden deneme süreci işletir. 1215/1230 gibi başarısızlık nihai hale gelmeden aynı faturanın yeniden gönderilmesi mükerrerlik riski doğurabilir. Önerilen metin: “1210 kodu, dokümanın hedef adrese o anda gönderilemediğini gösterir; bu durumda GİB’in yeniden gönderim süreci ve zarfın nihai statüsü izlenmelidir. Manuel yeniden gönderim ancak gönderim süreci başarısızlıkla sonuçlandığında ve ilgili kodun buna izin verdiği durumda, aynı ETTN/Fatura ID korunarak değerlendirilmelidir.” Kaynak: GİB e-Fatura Entegrasyon Kılavuzu ve GİB e-Fatura Forum 1210/1215 açıklamaları.
